Skoleeier må undertegne databehandleravtalen med Utdanningsdirektoratet: Databehandleravtale kartleggingsverktøy . Deretter kan brukerne registrere seg og tildeles riktige roller i verktøyet. Informasjon om dette finnes her: Tilgang til Kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk 

Det er i første omgang lærere og skoleledere i grunnskole og videregående, og skoleeiere som kan få tilgang. Det er kun de som har fått tildelt lærerrolle for de ulike elevene som kan se og kartlegge elevene.

For å få tilgang til selve verktøyet er det viktig at man følger denne oppskriften: Tilgang til Kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk . Både steg 1 og steg 2 må fullføres. Etter at brukeren har registrert seg i UIDP (påloggingssystemet) må denne logge inn på kartleggingsverktøyet . Da skal man få beskjed om at “du har ikke fått tildelt noen rolle”. Når bruker har logget på, kan denne få tildelt riktig rolle av sin administrativt overordnede.

Tildeling og endring av riktig rolle gjøres ikke i UIDP (påloggingssystemet). Dette gjøres i kartleggingsverktøyet. Når du logger på kartleggingsverktøyet, overføres brukerinfo (navn, telefonnummer og e-postadresse) fra UIDP til kartleggingsverktøyet og bruker opprettes. Deretter kan bruker tildeles riktig rolle ved riktig skole.

Du kan logge deg på: https://minkonto.udir.no/. Da kommer du inn i UIDP (påloggingssystemet) og kan fullføre eller oppdatere registreringen av din bruker.

Elever som ikke har fødselsnummer, kan registreres med D-nummer eller DUF-nummer. D-nummer og DUF-nummer er midlertidige ID-nummer som tildeles personer som ikke har varig opphold i Norge. Det er viktig at det legges inn fødselsnummer på elevene når de får tildelt dette for å sikre identifiseringen av personen. DUF-nummer kommer fra UDI og fødsels- og D-nummer fra Folkeregisteret. Det er ingen kobling mellom disse registrene og en oppdatering av fødselsnummer må gjøres manuelt på den enkelte skole.

Skoleleder må legge inn de elevene som skal kartlegges og tildele lærere til disse elevene. 

Elever må legges inn med enten fødselsnummer, D- nummer eller DUF-nummer. I tillegg må alle de resterende feltene (fornavn, etternavn og trinn) fylles ut. Det er skoleleder som legger inn elevene. Etter at du har trykket “legg til”, må du bla ned på siden og trykke “ferdig”.

Nei, det er foreløpig ingen integrasjon mellom kartleggingsverktøyet og skoleadministrative systemer. Det er heller ikke hensiktsmessig med en import i de fleste tilfeller, siden det kun er et fåtall av elevene ved skolene som skal registreres i kartleggingsverktøyet.

Skolene i kartleggingsverktøyet hentes inn fra NSR – Norsk skoleregister. Voksenopplæring som kun er registrert med næringskode «85.594 - Voksenopplæringssentre» vil ikke være registrert i NSR og hentes ikke inn i kartleggingsverktøyet. Voksenopplæringssentre som i tillegg har næringskode for skoler, f.eks «85.201 - Ordinær grunnskoleundervisning» eller «85.310 - Videregående opplæring innen allmennfaglige studieretninger» vil man finne i oversikten over skoler i kartleggingsverktøyet. Dersom dere ønsker å endre dette, må dere kontakte Brønnøysundregisteret og legge til næringskodene. Deretter vil NSR og kartleggingsverktøyet oppdateres automatisk.

Kartleggingsgrad viser hvor stor del av alle utsagn for et ferdighetsområde og et mestringsnivå som er kartlagt, dvs. tatt stilling til og markert i kartleggingsverktøyet.

For eksempel:

• Når ingen utsagn er markert for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er kartleggingsgraden 0% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået. 
• Når halvparten av alle utsagn er markert for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er kartleggingsgraden 50% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået. 
• Når alle utsagn er markert for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er kartleggingsgraden 100% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået.

Mestringsgrad viser hvor stor andel av utsagnene for et ferdighetsområde og et mestringsnivå som er satt til henholdsvis 'Mestrer ikke', 'Mestrer med støtte' og 'Mestrer uten støtte'.

Det er viktig å merke seg at utregningen av mestringsgrad baserer seg på alle utsagn for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået, både de som er kartlagt (markert) og de som ikke er kartlagt ennå (ikke markert).

Dette betyr at mestringsgraden må sees i sammenheng med kartleggingsgraden!

Her er noen eksempler:

• Dersom alle utsagn for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er markert med 'Mestrer uten støtte', er mestringsgraden 100% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået.
• Dersom alle utsagn for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er markert med 'Mestrer med støtte', er mestringsgraden 50% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået.
• Dersom alle utsagn for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er markert med 'Mestrer ikke', er mestringsgraden 0% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået.

Her er et eksempel på koblingen mellom kartleggingsgrad og mestringsgrad:

Dersom halvparten av alle utsagn for et ferdighetsområde og et mestringsnivå er markert med 'Mestrer uten støtte', og den resterende halvparten ikke er markert, d.v.s. kartleggingsgraden er 50%, så er mestringsgraden 50% for dette ferdighetsområdet og mestringsnivået.